ALGEMENE VOORWAARDEN
Inclusief Privacyverklaring.
Van: ADMINISTRATIEKANTOOR &
ADVIESBUREAU
ADVISIE V.O.F.
VAN SWINDENSTRAAT 16
POSTBUS 50
4530 AB TERNEUZEN
TELEFOON: 06-54304944
Artikel 1: Algemeen
In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:
1.1. Wederpartij: degene die door ondertekening van een geschrift of op andere wijze de gelding van deze algemene voorwaarden heeft aanvaard.
1.2. adviseur: de persoon die voor gebruiker de opgedragen werkzaamheden uitvoert.
1.3. bescheiden: alle door wederpartij aan gebruiker ter beschikking gestelde zaken, waaronder stukken of gegevensdragers, alsmede alle in het kader van de uitvoering van de opdracht door gebruiker vervaardigde zaken, waaronder stukken of gegevensdragers.
1.4. Vertegenwoordiging: gebruiker kan alleen rechtsgeldig worden vertegenwoordigd door de heer J.J.Visser en/ of mevrouw M.J.Visser-van Pamelen van en voorts door diegene die een schriftelijke verklaring daartoe overlegt. Deze laatste kunnen een bijzondere beperkte bevoegdheid hebben.
1.5. Gebruiker: te Terneuzen.
Artikel 2: Toepasselijkheid van deze voorwaarden
2.1. De bedingen in deze algemene voorwaarden zijn gemaakt ten behoeve van gebruiker.
2.2. Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle rechtsverhoudingen tussen gebruiker en wederpartij. Wijzigingen die door gebruiker worden aangebracht in de algemene voorwaarden gelden jegens wederpartij één maand na de datum waarop de gewijzigde algemene voorwaarden aan de wederpartij zijn medegedeeld - tenzij de wederpartij gebruiker binnen 7 dagen na ontvangst van de mededeling schriftelijk in kennis stelt van het feit dat hij tegen deze wijziging van algemene voorwaarden bezwaar maakt. Bij bezwaar worden de punten met elkaar besproken en de afspraken worden in een afzonderlijke schriftelijke overeenkomst opgenomen.
2.3 De toepasselijkheid van anders luidende algemene voorwaarden van wederpartij worden hierbij uitdrukkelijk van de hand gewezen.
2.4 Afwijkingen op de algemene voorwaarden worden slechts schriftelijk overeengekomen.
Artikel 3: Offerte, opdracht en overeenkomst
- Offertes van gebruiker zijn vrijblijvend, tenzij in de offerte anders is vermeld.
3.2. Overschrijding van de offerteprijs met 25% wordt bezien als begrotingsrisico en behoeven als zodanig niet te worden gemeld. Onvoorziene (prijs)wijzigingen in (kost)prijsbepalende bestanddelen van aan gebruiker geleverde zaken gelden vallen niet onder overschrijding zoals in het vorige lid gesteld. gebruiker kan deze ten alle tijden doorberekenen, tenzij wettelijke bepalingen zich hiertegen verzetten.
3.3. De overeenkomst tussen wederpartij en gebruiker wordt geacht voor onbepaalde tijd te zijn aangegaan, tenzij uit de inhoud, aard of strekking van de opdracht en de nader opgestelde overeenkomst blijkt dat deze voor een bepaalde tijd is aangegaan.
3.4. Onze prijzen zijn netto en zonder aftrek of korting. De prijzen zijn exclusief btw.
3.5. Elke overeenkomst wordt door ons gesloten onder de opschortende voorwaarde, dat de kredietwaardigheid van de wederpartij genoegzaam is gebleken en/of is gewaarborgd; indien gebruiker dit wenst dient de wederpartij te allen tijde zekerheid te stellen.
3.6. Indien van een genoegzame kredietwaardigheid van de wederpartij niet is gebleken of de rechtsvorm van de wederpartij is gewijzigd, behoudt gebruiker zich het recht voor een overeenkomst, hetzij geheel, hetzij gedeeltelijk, zonder rechterlijke tussenkomst te ontbinden. De genoegzaamheid van de kredietwaardigheid is ter beoordeling aan ons, met inachtneming van de regels van goed koopmanschap.
Artikel 4: Informatie ter beschikking gesteld door wederpartij
4.1. De gegevens en bescheiden, die gebruiker nodig denkt te hebben om de opdracht correct af te ronden, dienen tijdig door de wederpartij in de door gebruiker voorgeschreven vorm en wijze aan gebruiker ter beschikking gesteld te worden.
4.2. Wederpartij is verantwoordelijk voor de juistheid, volledigheid en betrouwbaarheid van de ter beschikking gestelde gegevens en bescheiden aan gebruiker, ook indien deze van derden afkomstig zijn.
4.3. Alle nieuwe feiten en omstandigheden die van belang zijn voor de opdracht dienen zo spoedig mogelijk doorgegeven worden aan gebruiker door de wederpartij.
4.4. De wederpartij vrijwaart gebruiker tegen alle aanspraken van derden, de door gebruiker in verband daarmee te maken kosten inbegrepen, die op enige wijze samenhangen met de voor de wederpartij verrichtte werkzaamheden, behoudens in geval van opzet of grove schuld aan de zijde van gebruiker.
4.5. Alle gegevens en bescheiden die de wederpartij ter beschikking heeft gesteld worden op zijn verzoek weer geretourneerd.
4.6. De kosten uit vertraging van de opdracht die voortvloeien door het niet, niet tijdig of niet behoorlijk tot beschikking stellen van de verlangde gegevens en bescheiden zijn voor rekening van de wederpartij.
4.7. Gegevens en bescheiden worden voor ten hoogste 7 jaar door gebruiker bewaard. Daarna wordt het naar keuze van gebruiker tegen kostprijs vernietigd of aan wederpartij ter beschikking gesteld.
4.8 Wederpartij is gehouden zich desgewenst aan gebruiker te identificeren of een geldig uittreksel van het handelsregister te overleggen.
Artikel 5: Uitvoering van de opdracht
5.1. Gebruiker zal zich bij de uitvoering van de aan haar verleende opdrachten de zorg verlenen zoals dat een goed zorgvuldig handelend beroepsoefenaar betaamd; gebruiker kan evenwel niet instaan voor het niet bereiken van het door de wederpartij beoogde resultaat.
5.2. Gebruiker is verantwoordelijk voor de wijze waarop en wie de opdracht uitvoert, tenzij wederpartij en gebruiker uitdrukkelijk en schriftelijk anders zijn overeengekomen .
5.3. Gebruiker kan, met vooraf verleende toestemming van de wederpartij, meerdere werkzaamheden in rekening brengen dan waartoe opdracht is gegeven.
5.4. Gebruiker mag op eigen initiatief bezwaar- en beroepsschriften indienen indien zulks, gelet op de bezwaar- en beroepstermijnen, noodzakelijk is.
Artikel 6: Geheimhouding
6.1. Gebruiker is verplicht tot geheimhouding tegenover derden, tenzij er een wettelijke plicht is tot bekendmaking van de gegevens.
6.2. Gebruiker is niet gerechtigd de informatie die de wederpartij ter beschikking heeft gesteld aan te wenden voor een ander doel dan waarvoor zij deze informatie heeft verkregen. Gebruiker kan hier echter uitzondering voor maken als gebruiker voor zichzelf optreedt in een tucht-, civiele of strafprocedure waarbij deze stukken van belang kunnen zijn.
6.3. Gebruiker mag de verkregen cijfermatige uitkomsten gebruiken voor statistische of vergelijkende doeleinden, mits deze gegevens niet te herleiden zijn tot de individuele wederpartijen.
6.4. De inhoud van adviezen, rapporten of andere al of niet schriftelijke uitingen van gebruiker ,die niet ten doel hebben om derden te voorzien van informatie, mogen niet door de opdrachtgever openbaar gemaakt worden, tenzij daarvoor schriftelijke toestemming is verleend door gebruiker.
6.5. Gebruiker zal zijn verplichtingen op grond van dit artikel opleggen aan de door hem ingeschakelde derden.
Artikel 7: Honorarium
7.1. De opdrachtgever is honorarium verschuldigd voor alle werkzaamheden die ten behoeve van hem zijn verricht door gebruiker en, ongeacht wat de uitkomst is van de opdracht, wordt berekend met inachtneming van de overeengekomen tarieven. Indien geen tarief overeen is gekomen zal hetgeen gelden wat voor soortgelijke werkzaamheden gebruikelijk is.
7.2. Mochten er zich in loon en/of prijzen wijzigingen voordoen, dan is gebruiker gerechtigd het overeengekomen tarief dienovereenkomstig aan te passen, tenzij opdrachtgever en gebruiker hiervoor andere afspraken hebben gemaakt.
7.3. Het honorarium van gebruiker wordt per maand of na volbrenging van de werkzaamheden aan opdrachtgever in rekening gebracht, tenzij er andere afspraken zijn gemaakt tussen opdrachtgever en gebruiker.
7.4. Voorschotten en declaraties van ingeschakelde derden, verschotten en doorlopende kosten van instellingen (bijvoorbeeld griffierechten) dienen op aanbieding te worden voldaan.
Artikel 8: Betalingen
8.1. Tenzij schriftelijk anders wordt overeengekomen, moet betaling binnen een termijn van 14 dagen aan ons bedrijf op een door ons aan te wijzen bank- of girorekening geschieden, zonder aftrek, korting of schuldverrekening. Na het verstrijken van 30 dagen na de factuurdatum is wederpartij van rechtswege in verzuim, ingebrekestelling conform art. 6:82 BW behoeft niet plaats te vinden; wederpartij is vanaf het moment van in verzuim treden over het opeisbare bedrag een rente verschuldigd van 1% per maand, tenzij de wettelijke rente hoger is in welk geval de wettelijke rente geldt.
8.2. Gebruiker zijn gerechtigd te allen tijde van de wederpartij gehele of gedeeltelijke vooruitbetaling van het alsdan verschuldigde bedrag te vorderen.
8.3. Kosten van derden dienen op aanbieding te worden voldaan.
8.4. Indien de financiële positie of het betalingsgedrag van opdrachtgever naar het oordeel van gebruiker daartoe aanleiding geeft, kan gebruiker van de opdrachtgever verlangen dat deze onverwijld (aanvullende) zekerheid geeft in een door gebruiker te bepalen vorm. Indien de opdrachtgever geen gehoor geeft om meer zekerheid te stellen dan is gebruiker gerechtigd, tot aan het tijdstip van voldoening, de uitvoering van nog lopende overeenkomsten op te schorten, c.q. elke overeenkomst met de opdrachtgever geheel of gedeeltelijk, zulks te onzer keuze, zonder rechterlijke tussenkomst te ontbinden, zonder enige gehoudenheid tot schadevergoeding jegens de opdrachtgever.
8.5. Wanneer gebruiker genoodzaakt is een onbetaald gebleven factuur ter incasso te geven aan derden is gebruiker de door gebruiker gemaakte gerechtelijke en buitengerechtelijke kosten (advocaat, deurwaarder, incassobureau e.d.) door te berekenen naar de opdrachtgever. Als bewijs van de verschuldigdheid van deze kosten, is voldoende voorlegging van de desbetreffende facturen; deze kosten worden op minimaal 10% van het betrokken factuurbedrag gefixeerd en zullen tenminste 125 euro excl. de btw per vordering bedragen.
8.6. Alle opdrachtgevers zijn hoofdelijk aansprakelijk voor de betaling van de factuur waarin de werkzaamheden zijn vermeld die ten behoeve van de gezamenlijke opdracht zijn verricht door gebruiker.
8.7. In geval van liquidatie, faillissement of surséance van betaling van wederpartij zullen de vorderingen van gebruiker en de verplichtingen van wederpartij jegens gebruiker onmiddellijk opeisbaar zijn. Tevens zullen alle nog uit te voeren werkzaamheden welke waren overeengekomen door gebruiker worden gestaakt.
8.8. Door wederpartij gedane betalingen strekken steeds ter afdoening in de eerste plaats van alle verschuldigde rente en kosten, in de tweede plaats van opeisbare facturen die het langst open staan, zelfs al vermeldt wederpartij, dat de voldoening betrekking heeft op een latere factuur.
8.9. De gevolgen van opschorting, staking en/of ontbinding komen volledig voor rekening en risico van wederpartij.
Artikel 9: Reclames
9.1. Reclames met betrekking tot de verrichte werkzaamheden en/of het factuurbedrag dienen op straffe van verval van alle aanspraken schriftelijk binnen 5 dagen na verzenddatum van de stukken of informatie waarover opdrachtgever reclameert, dan wel binnen 5 dagen na de ontdekking van het gebrek, indien opdrachtgever aantoont dat hij het gebrek redelijkerwijs niet eerder kon ontdekken, aan gebruiker kenbaar worden gemaakt.
9.2. Reclames als in het eerste lid bedoeld, schorten de betalingsverplichtingen niet op.
9.3. Gebruiker heeft de keuze, bij een terecht uitgebrachte reclame, om het in rekening gebrachte bedrag aan te passen, het kosteloos verbeteren of opnieuw verrichten van de afgekeurde werkzaamheden of het geheel of gedeeltelijk niet (meer) uitvoeren van de opdracht tegen restitutie naar evenredigheid van door opdrachtgever reeds betaalde honorarium.
Artikel 10: Termijnen
10.1 Wanneer een opdrachtgever een vooruitbetaling verschuldigd is of benodigde informatie en/of bescheiden ter beschikking moet stellen, dan gaat de termijn waarbinnen de werkzaamheden afgerond dienen te worden, niet eerder in dan wanneer de desbetreffende betaling geheel is ontvangen, respectievelijk de informatie en/of bescheiden geheel ter beschikking zijn gesteld.
10.2 De gestelde termijn waarin de werkzaamheden afgerond dienen te zijn is geen fatale termijn, tenzij dit uitdrukkelijk is overeengekomen. Gebruiker dient vooreerst schriftelijk in gebreke te zijn gesteld.
10.3 De overeenkomst kan niet worden ontbonden door de opdrachtgever op grond van termijnoverschrijding, tenzij uitvoering ontwijfelbaar blijvend onmogelijk is en gebruiker de overeenkomst ook niet of niet geheel kan uitvoeren binnen de overeengekomen termijn en schriftelijke aangezegde redelijke termijn. Ontbinding is dan toegestaan op grond van artikel 265 boek 6 van het Burgerlijk Wetboek.
Artikel 11: Opzegging
11.1 Opdrachtgever en gebruiker gaan de overeenkomst aan voor onbepaalde tijd. De overeenkomst kan enkel per ultimo van enig jaar worden opgezegd. De opzegtermijn bedraagt drie maanden.
11.2 Opzegging dient schriftelijk aan de wederpartij te worden medegedeeld.
11.3 Binnen de opzegtermijn dienen financiële verplichtingen te worden afgerond. Verder dient wederpartij er zorg voor te dragen dat alle betrokken partijen op de hoogte raken van de beëindiging van de relatie.
11.4 Na verloop van de opzegtermijn zullen de werkzaamheden worden stopgezet.
Artikel 12: Aansprakelijkheid
12.1 Gebruiker is aansprakelijk voor de tekortkoming in de uitvoering van de opdracht, voorzover deze tekortkoming voortvloeit door het niet in acht nemen van de zorgvuldigheid en deskundigheid waarop bij de uitvoering van deze opdracht vertrouwd had mogen worden.
12.2 Gebruiker is niet aansprakelijk voor ontstane schade bij opdrachtgever of derden die het gevolg is van de verstrekking van onjuiste of onvolledige gegevens of informatie door of namens opdrachtgever aan gebruiker.
12.3 Gebruiker is niet aansprakelijk voor elke tekortkoming in de nakoming van een overeenkomst indien deze tekortkoming volgens wet, rechtshandeling of in het maatschappelijk verkeer geldende opvattingen niet aan ons kan worden toegerekend. Een tekortkoming in de nakoming kan ons in ieder geval niet worden toegerekend in het geval van buitensporig ernstige storingen in het productieproces, oorlog - ook buiten Nederland -, oproer, epidemieën en uitzonderlijke transportmoeilijkheden.
12.4 De aansprakelijkheid van gebruiker voor een tekortkoming in de uitvoering van de opdracht alsmede voor een onrechtmatige daad is beperkt tot een duizend euro.
12.5 Gebruiker is niet aansprakelijk voor beschadiging of tenietgaan van bescheiden tijdens vervoer of tijdens verzending per post, ongeacht of het vervoer of de verzending geschiedt door of namens opdrachtgever, gebruiker of derden.
12.6 Geen aansprakelijkheid bestaat ten aanzien van tekortkomingen in de dienstverleningen door gebruiker indien de opdrachtgever in financiële moeilijkheden verkeert waarbij de verrichte werkzaamheden (zeer) minimaal dienen te worden gehouden.
12.7 Verder is gebruiker niet aansprakelijk indien niet wordt voldaan aan de door ons gestelde minimumeisen ten aanzien van de financiële administratie en/of de loonadministratie. Deze minimumeisen zijn opgenomen in de bijlagen behorend bij de algemene voorwaarden. Deze bijlagen maken deel uit van de algemene voorwaarden.
Artikel 13: Geschillen
13.1 De kantonrechter binnen het arrondissement van gebruiker is bij uitsluiting bevoegd van geschillen kennis te nemen overeenkomstig art. 43 Wet op de rechtelijk organisatie.
13.2 Mochten er geschillen zijn met betrekking tot betalingen die opdrachtgever aan gebruiker moet verrichten dan gaat de administratie van gebruiker voor als bewijsvoering.
13.3 Op elke overeenkomst tussen gebruiker en wederpartij is Nederlands recht van toepassing.
Artikel 14: Opschortings- en Retentierecht
14.1 Gebruiker is bevoegd om de nakoming van al zijn verplichtingen op te schorten tot op het moment dat de opdrachtgever alle opeisbare vorderingen heeft betaald.
14.2 Alle geleverde zaken aan opdrachtgever blijven eigendom van gebruiker, totdat alle openstaande bedragen met betrekking tot die zaken zijn voldaan. Zolang geen volledige betaling heeft plaats gevonden heeft gebruiker het recht ven retentie op bij gebruiker van wederpartij aanwezige boeken en bescheiden. Dat dit recht op dergelijke stukken rust wordt door wederpartij uitdrukkelijk erkend.
Artikel 15: Privacyverklaring
Wie is de klant?
De klant is diegene met wie ADVISIE V.O.F. een overeenkomst voor dienstverlening is aangegaan. Ten behoeve van de klant kunnen door ADVISIE V.O.F. persoonsgegevens worden verwerkt zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen; ADVISIE V.O.F. dan verwerker. Ook kan het zijn dat ADVISIE V.O.F.alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt; ADVISIE V.O.F.is dan verwerkingsverantwoordelijke.
Wat zijn persoonsgegevens?
Alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon die in het kader van de overeenkomst voor dienstverlening wordt verwerkt. Als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van één of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.
Ik ben geen klant maar jullie hebben wel persoonlijke gegevens van mij
Naast onze klanten verwerken wij ook persoonlijke gegevens van leads, prospects, nieuwsbrieflezers, leveranciers, relaties, sollicitanten . In zijn algemeenheid geldt dat de bepalingen die hieronder staan ook van toepassing zijn op de persoonlijke gegevens die wij verwerken voor deze personen. Afwijkende bepalingen voor deze personen komen verderop aan de orde.
Wat verstaan wij onder verwerking of bewerking van persoonsgegevens?
Hieronder verstaan wij: een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.
Wie is verantwoordelijk voor de persoonsgegevens in de zin van de AVG?
ADVISIE V.O.F. verwerkt o.a. persoonsgegevens voor en in opdracht van de klant. Als wij de persoonsgegevens alleen verwerken zonder daarbij zelf te bepalen wat er mee gebeurt, dan blijft de klant verantwoordelijk voor de persoonsgegevens. De klant bepaalt dan voor welk doel en met welke middelen de persoonsgegevens worden verwerkt. Dit is veelal het geval indien wij de salarisadministratie verwerken voor de klant.
Ook kan ADVISIE V.O.F.verwerkingsverantwoordelijke zijn voor de persoonsgegevens van de klant, bijvoorbeeld bij het uitvoeren van samenstellingsopdrachten voor de klant. In dit geval stelt ADVISIE V.O.F. alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vast. Indien ADVISIE V.O.F. verwerkingsverantwoordelijke is, is de klant verplicht de AVG of andere wet- of regelgeving inzake verwerking of bewerking van persoonsgegevens na te leven.
Voor zover wij persoonsgegevens laten verwerken via een derde, bijvoorbeeld een softwareleverancier, is de derde sub-verwerker
Welke persoonsgegevens verwerken wij?
In de meeste gevallen zijn dit privacygevoelige persoonsgegevens. Dit zijn gegevens als:
- Naam, voornaam, voorletters, titulatuur, geslacht
- Adres en woonplaats
- Emailadres en telefoonnummer
- Geboortedata van de klant en diens gezin
- BSN nummer
- Inkomensgegevens en andere gegevens over de financiële of economische situatie van de klant.
Voor het verzorgen van belastingaangiften en toeslagen, (subsidie)aanvragen en de salarisadministratie is ADVISIE V.O.F. vanuit de wet verplicht het BSN-nummer te verwerken. Een volledige kopie van het identiteitsbewijs is daarnaast verplicht vanuit de loonbelasting. De Wwft (Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme) verplicht ADVISIE V.O.F. om de identiteit van de klant vast te stellen en een bewijs daarvan te bewaren. Het samenstellen van diverse soorten financiële- en adviesrapportages, belastingaangiften en loonstroken vormt de kern van de dienstverlening van ADVISIE V.O..F. Hiermee wordt uiterst zorgvuldig omgegaan. Vertrouwelijkheid en geheimhouding naar derden is hiervoor het uitgangspunt. Dit geldt uiteraard ook voor inloggegevens zoals gebruikersnamen en wachtwoorden. De technische en organisatorische beveiliging is hierop afgestemd.
Wij verwerken geen gegevens over bijvoorbeeld ras, politieke opvattingen, geloofsovertuiging en medische informatie. Mocht er om een bijzondere reden noodzaak zijn dit wel te doen, dan zullen wij dit specifiek met de klant opnemen in de overeenkomst van dienstverlening.
Hoe verwerken wij persoonsgegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend op de manier die wij met de klant hebben afgesproken in de opdracht tot dienstverlening. Dit verwerken doen wij niet langer of uitgebreider dan noodzakelijk voor de uitvoering van deze opdracht.
De verwerking vindt plaats volgens de afspraken met de klant, tenzij wij op grond van de wet- of regelgeving verplicht zijn om anders te handelen (bijvoorbeeld bij het maken van een afweging of een melding van een “ongebruikelijke transactie” moet worden gedaan in het kader van de wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft)). Indien een instructie, naar onze mening, een inbreuk maakt op de AVG stellen wij de klant daarvan onmiddellijk in kennis.
Ingeval wij verwerker zijn vindt de verwerking plaats onder verantwoordelijkheid van de klant. Wij hebben geen zeggenschap over het doel en de middelen van de verwerking en nemen geen beslissingen over zaken als het gebruik van persoonsgegevens, de bewaartermijn van de voor de klant verwerkte persoonsgegevens en het verstrekken van persoonsgegevens aan derden. Ingeval wij verwerkingsverantwoordelijke zijn, zoals bij het uitvoeren van samenstellingsopdrachten voor de klant, zullen wij de gegevens verwerken zoals wij dat juist achten als deskundige en in het licht van de overeengekomen opdracht. De klant dient er dan voor te zorgen dat hij voldoet aan de op hem als verwerker van toepassing zijnde regelgeving op het gebied van de verwerking van persoonsgegevens en dient zich te houden aan de afspraken die we hebben gemaakt in de opdracht tot dienstverlening.
Als wij een zelfstandige verplichting mochten hebben op basis van wettelijke voorschriften geldende beroeps- en gedragsregels met betrekking tot verwerking van persoonsgegevens, dan leven wij deze verplichtingen na.
De klant is wettelijk verplicht de vigerende wet- en regelgeving op het gebied van privacy na te leven. In het bijzonder dient de klant vast te stellen of er sprake is van een rechtmatige grondslag voor het verwerken van de persoonsgegevens. Wij zorgen ervoor dat wij voldoen aan de op ons van toepassing zijnde regelgeving op het gebied van de verwerking van persoonsgegevens.
Wij zullen de persoonsgegevens alleen verwerken binnen de Europese Economische Ruimte (EU), tenzij wij hierover met de klant andere afspraken hebben gemaakt die schriftelijk zijn vastgelegd.
Wie heeft toegang tot de persoonsgegevens?
Wij zorgen ervoor dat WIJ alleen toegang hebben tot de persoonsgegevens. De uitzondering hierop zijn eventuele sub-verwerkers.
Wij kunnen andere verwerkers (sub-verwerkers) inschakelen voor het uitvoeren van bepaalde werkzaamheden die voortvloeien uit de opdracht, bijvoorbeeld als deze sub-verwerkers over specialistische kennis of middelen beschikken waarover wij niet beschikken. Als het inschakelen van sub-verwerkers tot gevolg heeft dat deze persoonsgegevens gaan verwerken dan zullen wij die sub-verwerkers (schriftelijk) dezelfde verplichtingen opleggen. Met het verlenen van een opdracht aan ADVISIE V.O.F. wordt instemming verleend voor het inschakelen van eventuele sub-verwerkers.
Inzage, wijziging of verwijdering van persoonsgegevens
Voor zover mogelijk voldoen wij aan verzoeken om inzage of wijziging of verwijdering van persoonsgegevens. Het verwijderen van persoonsgegevens is een recht vanuit de AVG, maar wij hebben te maken met wetgeving ten aanzien van bewaarplicht van gegevens en die wetgeving gaat voor. Wij bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk is. In veel gevallen hebben we een wettelijke plicht om gegevens te bewaren. In de meeste gevallen is deze wettelijke plicht 7 of 10 jaar. Mocht het voldoen aan verzoeken kosten met zich meebrengen voor ons of de sub-verwerker dan kunnen wij die kosten in rekening brengen.
Als wij een verzoek krijgen om persoonsgegevens ter beschikking te stellen dan doen wij dit alleen als het verzoek is gedaan door een daartoe bevoegde instantie. Bovendien beoordelen wij eerst of wij van mening zijn dat het verzoek bindend is, of dat wij op grond van gedrags- en beroepsregels aan het verzoek moeten voldoen. Als er geen strafrechtelijke of andere juridische belemmeringen zijn, dan stellen wij de klant op de hoogte van het verzoek. Wij proberen dat op zodanig korte termijn te doen, dat het voor de klant mogelijk is om eventuele rechtsmiddelen tegen de verstrekking van de persoonsgegevens in te stellen. Als wij de klant op de hoogte mogen stellen dan zullen wij ook met de klant overleggen over de wijze waarop en welke gegevens wij ter beschikking zullen stellen.
Beveiligingsmaatregelen
Wij hebben passende beveiligingsmaatregelen genomen met een beveiligingsniveau dat past bij de aard van de persoonsgegevens en de omvang, context, doeleinden en risico’s van de verwerking. Bij het nemen van de beveiligingsmaatregelen is rekening gehouden met de te mitigeren risico’s, de stand van de techniek en de kosten van de beveiligingsmaatregelen. ADVISIE V.O.F. zal periodiek intern audits houden en steekproefsgewijs controles uitvoeren.
Wij bieden passende waarborgen voor de toepassing van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen met betrekking tot de te verrichten verwerkingen.
Als de klant de manier waarop wij de beveiligingsmaatregelen naleven wil laten inspecteren door een onafhankelijk deskundige, dan kan hiertoe een verzoek worden gedaan. Wij zullen hierover samen met de klant afspraken maken. De kosten van een inspectie cq. audit zijn voor rekening van de klant. De klant stelt aan ons een kopie van het inspectierapport ter beschikking.
Geheimhoudingsplicht
Wij houden verkregen persoonsgegevens geheim en verplichten eventuele sub-verwerkers ook tot geheimhouding. Wij nemen met betrekking tot de aan ons toevertrouwde persoonsgegevens bovendien geheimhouding in acht zoals deze geldt op basis van hun eventuele beroeps- en gedragsregels.
Aansprakelijkheid
De klant staat er voor in dat de verwerking van persoonsgegevens conform onze overeenkomst van dienstverlening en deze bepalingen niet onrechtmatig is en geen inbreuk maakt op de rechten van andere betrokkenen zoals familie of medewerkers.
Wij zijn niet aansprakelijk voor schade die het gevolg is van het door de klant niet naleven van de AVG of andere wet- of regelgeving. De klant vrijwaart ons ook voor aanspraken van derden op grond van zulke schade. De vrijwaring geldt niet alleen voor de schade die derden hebben geleden (materieel maar ook immaterieel), maar ook voor de kosten die wij in verband daarmee moeten maken, bijvoorbeeld in een eventuele juridische procedure, en de kosten van eventuele boetes die aan ons worden opgelegd ten gevolge van het handelen van de klant.
De in een opdracht van dienstverlening en daarbij behorende algemene voorwaarden overeengekomen beperking van onze aansprakelijkheid is van kracht op de verplichtingen zoals hier opgenomen, met dien verstande dat een of meerdere schadevorderingen uit hoofde van deze privacyverklaring en/of de opdracht tot dienstverlening nooit tot overschrijding van de beperking kan leiden.
Algemene voorwaarden
Op al onze dienstverlening zijn onze algemene voorwaarden van toepassing. Door ondertekening van de opdracht tot dienstverlening verklaart de klant in het bezit te zijn van, bekend te zijn met en in te stemmen met onze algemene voorwaarden en met deze privacyverklaring, als onderdeel van de Algemene Voorwaarden opgenomen.
Beëindiging en teruggave/vernietiging persoonsgegevens
Gezien onze wettelijke bewaarplicht en andere wet- of (beroeps)regelgeving kunnen wij over het algemeen niet voldoen aan een eventueel verzoek van de klant tot vernietiging of teruggave van de persoonsgegevens bij einde van onze opdracht tot dienstverlening. Mocht dit wel mogelijk zijn dan zullen wij aan dit verzoek meewerken.
De kosten van het verzamelen en overdragen van persoonsgegevens bij het eindigen van de opdracht zijn voor rekening van de klant. Datzelfde geldt voor de kosten van de vernietiging van de persoonsgegevens.
Slotbepalingen
Partijen werken desgevraagd samen met de toezichthoudende autoriteit bij het vervullen van haar taken.
Op deze bepalingen is Nederlands recht van toepassing, de Nederlandse rechter is bevoegd kennis te nemen van alle geschillen die voortvloeien uit of samenhangen met deze bepalingen.
Deze privacyverklaring maakt deel uit van onze opdrachten tot dienstverlening en zijn daarmee bindend voor partijen. Deze privacyverklaring gaat boven de bepalingen in onze algemene voorwaarden, tenzij expliciet naar een bepaling in de algemene voorwaarden wordt verwezen.
Als één of meerdere hier genoemde bepalingen niet geldig blijken te zijn voor een klant, dan heeft dit geen gevolgen voor de geldigheid van de andere genoemde bepalingen. Wij treden dan met de klant in overleg om gezamenlijk een nieuwe bepaling op te stellen. Deze bepaling zal zoveel als mogelijk in de geest zijn van de ongeldige bepaling, maar dan uiteraard zo vormgegeven dat de bepaling wel geldig is.